사용자 가이드

관리자 도구 활용하기

보안 및 실수 방지 설정하기


1. 회신 및 전달

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → 회신 및 전달을 클릭합니다.
  • 회신 및 전달 탭에서는 이메일 발송에 대한 승인 기능 활용 여부와 승인 조건을 설정할 수 있습니다. 뿐만 아니라 승인 요청에 대한 미 결재 건 재알림 시간을 최소 30분에서 최대 12시간까지 설정할 수 있습니다.
  • 미 결재 건 재알림 시간
    • 결재자가 승인 결재 건에 대해 응답이 없을 시 재 알림을 보낼 수 있는 시간을 설정할 수 있는 기능으로 30분부터 12시간까지 시간을 설정할 수 있습니다.

2. 발송 제한

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → 발송 제한를 클릭합니다.
  • 발송 제한 탭에서는 이메일 발송 전 체크해야 할 요소들을 설정 및 적용할 수 있습니다.
  • 이 기능을 활용하면 수신자 수, 메일 주소, 단어를 체크해서 경고 메시지를 표시하거나 발송 자체를 차단할 수 있습니다. 
    • 체크할 수신자 수
      • 수신자 수가 N 명 이상일 때
      • 이메일 수신자가 N 명 이상일 때 경고 메시지 창을 띄워 이메일 발송 실수를 최소화 할 수 있습니다.
  • 상세 정보 전체화면
  • 체크할 메일 주소
  • 체크할 문자열 
    • 특정 단어가 포함된 경우
    • 이메일 본문에 특정 단어가 포함된 경우 경고 메시지 창을 띄울 수 있습니다.
  • 경고 메시지 창 설정하기! 
    • 경고 메시지 창의 제목, 내용 및 버튼을 원하는 대로 커스터마이징 할 수 있습니다.
    • 경고 메시지 창 설정하기! 


  • 경고 메시지 창 - 버튼
    • 경고 메시지 창의 제목, 내용 및 버튼을 원하는 대로 커스터마이징 할 수 있습니다.


  • 경고 메시지 팝업 버튼을 아래 옵션 중 하나를 선택해 나타내게 할 수 있습니다. 
    • 예 / 아니오
    • 확인
    • 확인 (발송할 수 없음)
  • 고 메시지 창 - 제목
    • 경고 메시지 창에 나타낼 제목을 입력할 수 있습니다.
  • 경고 메시지 창 - 내용
    • 경고 메시지 창에 나타낼 내용을 입력할 수 있습니다.
  • 발신 제한 적용 우선순위 적용
    • 발신 제한 체크리스트 적용 우선순위를 지정할 수 있습니다.
    • 메뉴 우측 상단의 위로 및 아래로 버튼을 클릭해 적용 우선순위를 손쉽게 변경 및 업데이트 할 수 있습니다.

3. 파일 첨부 제한

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → 파일 첨부 제한을 클릭합니다.
  • 파일 첨부 제한 탭에서는 특정 파일의 확장자(exe, png 등)를 등록하여 해당 확장자가 포함된 파일을 첨부할 수 없도록 제한할 수 있으며, 첨부되는 파일의 용량을 지정할 수 있습니다.
    • 일반 첨부 제한 파일 확장자
    • 일반 첨부 가능 최대 파일 크기
    • 대용량 첨부 제한 파일 확장자

4. 외부 수신자 확인

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → 외부 수신자 확인을 클릭합니다.
  • 외부 수신자 확인 탭에서는 외부 수신자에게 이메일 발송 시 나타나는 팝업 창 형태를 사용/사용 안함 체크를 통해 팝업 창의 형태나 횟수를 조정할 수 있습니다.
  • 팝업 창 형태를 사용 / 사용 안함 체크를 통해 팝업 창의 형태나 횟수를 조정할 수 있습니다.
  • 더불어 외부 사용자 식별을 위해 내부 도메인을 추가해 활용할 수 있습니다. 내부 도메인 뿐 아니라 자회사 도메인 혹은 긴밀한 업무 협력관계에 있는 기업의 도메인을 추가하면 외부 수신자 알림을 받아보지 않고 이메일을 발송할 수 있습니다.


  • 보내기 전 모든 수신자 확인 (트리 형태)
    • 이메일 수신자 전체(받는 사람, 참조, 숨은참조)를 확인할 수 있는 전체 수신자 확인 창입니다. 확인 후 보내기를 클릭합니다.


  • 보내기 전 모든 수신자 확인 (내/외부 분리)
    • 내부 수신자와 외부 수신자를 분리해 수신자 목록을 보여주는 수신자 확인 창입니다. 내부수신자 및 외부 수신자에 체크한 후 보내기를 클릭합니다.
  • 보내기 전 외부 수신자만 확인
    • 외부 수신자만 보여주는 외부 수신자 확인 창입니다.
  • 체크박스를 클릭해 한번 더 확인
    • 외부 수신자를 한번 더 확인할 수 있는 기능으로 받는사람 앞 체크박스에 체크 후 보내기를 클릭하면 이메일 발송이 완료 됩니다.

5. 첨부 파일 암호화

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → 첨부 파일 암호화를 차례로 클릭합니다.
  • 첨부 파일 암호화 탭에서는 이메일에 첨부파일이 포함된 경우 자동으로 압축 및 암호화 된 파일을 발송하도록 설정할 수 있습니다.
  • 첨부파일 암호화 사용 여부
    • 첨부 파일 암호화 사용 여부에서 사용을 클릭하면 손쉽게 첨부파일 암호화 기능을 활용할 수 있습니다.
  • 첨부 파일 암호화 사용 제한 조건
    • 아래의 3가지 암호화 사용 제한 조건 또한 체크를 통해 개별적으로 설정할 수 있습니다.
      • 보내는 메일에 외부 수신자가 포함되어 있을 경우
      • 첨부된 파일 중 암호화 되어 있지 않는 파일이 존재할 경우 (PDF, XLSX, DOCX, PPTX, XLS, DOC, PPT, HWP, ZIP 파일의 암호화 여부 확인)
      • 메일 작성 시 “사용 권한"이 무제한 액세스"로 선택되었을 경우
  • ZIP 압축 비밀번호 설정 방법
    • ZIP 압축 파일에 대한 비밀번호 설정 방법을 지정할 수 있습니다.
      • 무작위 비밀번호 자정생성
        • 첨부파일이 포함된 이메일 발송 시 자동으로 첨부 파일을 ZIP 파일로 압축 후 발송할 뿐 아니라 압축 파일에 대한 비밀번호를 자동으로 생성해 별도의 메일로 수신자에게 전송할 수도 있습니다.
      • 발송자가 직접 비밀번호 입력
    • 비밀번호 안내 메일 표시 언어
      • 더불어 무작위 비밀번호 자동 생성을 선택했을 때 별도로 발송되는 이메일의 표시 언어를 설정할 수 있습니다.
        • 발송자 Outlook 표시 언어에 따라
        • 영어 버전으로 고정
    • 여러 개의 첨부파일을 첨부하면 하나의 압축 및 암호화 된 ZIP 파일로  이메일 발송
  • 무작위 비밀번호 자동 생성을 선택했을 때  별도로 발송되는 압축파일 비밀번호 이메일

6. 비밀번호 안내 메일

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → 비밀번호 안내 메일을 클릭합니다.
  • 비밀번호 안내 메일 탭에서는 첨부 파일 암호화 메일 발송 시 무작위 비밀번호를 자동 생성하여 수신자에게 보낼 수 있는 HTML 코드를 확인하실 수 있습니다.

7. 안티 스팸

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → 안티 스팸을 클릭합니다.
  • 안티 스팸 탭에서는 수신자가 직접 스팸 메일 발신자를 신고할 수 있습니다. 공유된 신고 내용을 바탕으로 스팸, 바이러스, 랜섬웨어 등의 위협으로 부터 기업을 안전하게 보호할 수 있습니다.

8. 메일 커스텀 헤더

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → 메일 커스텀 헤더를 클릭합니다.
  • 메일 커스텀 헤더 탭에서는 수신 이메일에 사용자 지정 헤더를 추가하여 발송할 수 있습니다.
    • 헤더 이름
    • 헤더 값
  • 사용 가능 매크로 목록
    • $DATE/yyyyMMddHHmmss/
      • 년: yyyy, 월: MM, 일: dd 시:HH, 분: mm, 초: ss
    • $DATE/yyyy-MM-dd HH:mm:ss/
      • 필요한 특수문자를 입력해 사용하세요.
    • $UDATE/yyyyMMddHHmmss/
      • 대문자 표시, 양쪽 괄호, 하이픈 문자 옵션
    • $GUID/udh/
      • 대문자 표시 옵션
    • $GUID/u/
      • 양쪽 표시 옵션
    • $GUID/b/
      • 양쪽 괄호 옵션
    • $GUID/h/
      • 하이픈 문자 옵션

9. Outlook 연결 계정 관리

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → Outlook 연결 계정 관리를 클릭합니다.
  • Outlook 연결 계정 관리 탭에서는 사용자가 Outlook에 등록할 수 있는 계정 도메인을 허용 및 제한할 수 있습니다.
  • 허용된 도메인 외 메일 발송을 제한하는 방법
    1. "사용 허용 도메인" 입력 란에 메일 발송을 허용 할 도메인 추가
    2. "메일 보내기 기능 제한" 체크박스를 활성화 (허용되지 않은 도메인을 Outlook에 연동하여 사용할 경우 메일 발송이 제한됩니다.)


10. Outlook 연결 계정 현황

  • 관리자 도구 →  보안 및 실수 방지 → Outlook 연결 계정 현황을 클릭합니다.
  • Outlook 연결 계정 관리 탭에서는 사용자가 Outook에 연결한 계정들의 목록을 확인할 수 있습니다.
    • 기본 메일 계정
    • 이름
    • 계정 상태
    • Outloo 연결 계정 

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