아웃룩에서 승인 메일을 활용하는 방법

1. 승인 메일 기능 활성화 하기

1. 토틀의 관리자 도구 → 승인 메일 → 기본 설정을 차례로 클릭합니다.
2. 승인 메일기능 사용 여부에 사용으로 체크합니다.

2. 승인 메일 정책 설정하기

• 승인 메일 사용 조건 - 첨부파일
  • 보내는 메일에 대용량 파일이 첨부됐을 경우: 보내는 이메일에 대용량 파일이 첨부된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 업게 설정할 수 있습니다.
  • 보내는 메일에 일반 Or 대용량 파일이 첨부됐을 경우: 보내는 이메일에 일반 첨부 파일 혹은 대용량 파일이 첨부된 경우 별도의 승인 없이는 이메일 발송을 제한할 수 있습니다.
  • 보내는 메일에 일반 Or 대용량 파일 Or 기존 대용량 첨부 링크: 보내는 이메일에 일반 첨부 파일, 대용량 파일 혹은 기존에 첨부했던 대용량 첨부 파일 링크가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일 발송을 제한할 수 있습니다. 

• 승인 메일 사용 조건 - 수신자
  • 보내는 메일에 외부 수신자가 포함되어 있을 경우: 보내는 이메일에 외부 수신자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정할 수 있습니다. 
    
  • 보내는 메일에 외부 수신자 Or 외부 관련자가 포함되어 있을 경우: 보내는 이메일에 외부 수신자 혹은 외부 관련자가 포함된 경우 별도의 승인 없이는 이메일이 발송될 수 없게 설정할 수 있습니다.

4. 승인권자 설정하기 (결재자 지정하기 - 관리자 )

1. 앞서 설정한 승인 정책에 따라 사용자가 이메일 전송 시 이메일 전송을 승인해 줄 결재자를 지정할 수 있습니다. 

2. 아웃룩 상단의 토틀 탭 →  조직도 관리를 클릭합니다.
(조직도 관리 메뉴는 관리자로 설정한 사용자에게만 보이는 메뉴입니다.)

3. 조직도 관리 창이 나타나면 결재자 관리 탭을 클릭합니다.

4. 결재자 관리 탭에서 좌측 조직도를 클릭해 결재자와 기안자 정보를 화살표 아이콘을 클릭해 추가 및 제외할 수 있습니다.

• 결재자: 결재자로 지정하려는 사람을 클릭 후 화면 상단부의 [ > ]를 클릭해 결재자에 추가합니다.
• 기안자: 결재자를 지정했다면 결재자 아래 기안자 정보를 화살표 버튼[ > ]을 클릭해 추가 및 제외해 줍니다.

5. 결재자 및 기안자 정보를 모두 설정했다면 조직도 관리 창 우측 상단에 위치한 결재자 정보 저장을 클릭해 변경 및 업데이트 된 내용을 저장해 줍니다.

5. 승인 요청 및 결재 현황 확인하기

• 조직 내부의 이메일 전송 승인 정책에 따라 사용자가 외부 수신자에게 이메일을 전송하거나 대용량 첨부파일을 포함해 이메일을 전송하게 되면 자동적으로 이메일 전송을 위한 승인 절차가 진행되게 됩니다. 
• 자동적으로 진행된 승인 현황을 확인하려면 아웃룩 상단의 토틀 탭 →  승인 메일 메뉴를 통해 상세 현황을 확인할 수 있습니다.

기안함

발송 승인 요청된 이메일을 상세 결재 현황과 함께 조회해 볼 수 있습니다.